יש אנשים שזורמים עם החיים ויש כאלו הפועלים לפי תוכנית סדורה, ארוכת טווח, עם לוחות זמנים ברורים. כל אחד וסגנונו הוא. אבל מה עם ארגונים גדולים וחברות? כאן העבודה המסודרת, הצבת מטרות אסטרטגיות ועמידה בהן יכולה להיות ההבדל בין חברה צומחת ומשגשגת ובין חברה מקרטעת וקורסת. אם נבחן לרגע מחקרים בנושא נראה כי חברות מסחריות שמקיימות תהליכי בחינה עצמית והגדרת מטרות מסודרים, מצליחות להגיע לרווחיות גבוהה יותר.

בבנית התוכנית השנתית לוקחים חלק עשרות מעובדי החברה

אצלנו בריאון מקיימים זו השנה העשירית תהליך פנימי ומסודר שכזה. תוצאתו – תוכנית שנתית מפורטת המלווה אותנו לאורך כל השנה. בתהליך לוקחים חלק עובדים מכל הדרגים והמחלקות בחברה כאשר כל אחד תורם את נקודת מבטו הייחודית על התחום המקצועי עליו הוא אמון. "מדובר בתהליך רחב במיוחד החובק בתוכו שיתוף של עובדים רבים מהדרג הניהולי, המקצועי והתפעולי. סך הכל כ-70 מעובדי החברה לוקחים חלק בתהליך" מסביר דודו לייב, מנכ"ל ריאון, "אנחנו מנתחים את תוצאות הארגון בשנה שחלפה, סוקרים את שביעות הרצון של הלקוחות וכן של העובדים ומסיקים מסקנות. התוכנית הגמורה כוללת התייחסות לכל פעילויות החברה: מכירות, תקציב, השקעות ועוד. התוכנית לא מתמקדת רק שנה קדימה אלא מאפשרת לנו לבחון את האסטרטגיה ארוכת הטווח, ממנה אנחנו גוזרים מטרות ויעדים ממשיים".

כך במשך ארבעה חודשים, החל מספטמבר ועד לסוף השנה בדצמבר, עמלים המשתתפים על התוכנית השנתית יחד עם היועצת הארגונית שמלווה את הארגון לאורך כל השנה. ממש בימים אלו אנחנו בעיצומו של תהליך בניית התוכנית השנתית של שנת 2022. התוכנית תאושר כמובן על ידי דירקטוריון החברה ומכיוון שעובדי החברה לוקחים חלק פעיל בבנייתה, אנו זוכים לצוות המגוייס כולו למטרה ולעמידה ביעדים.

לא חוששים לשנות במידת הצורך

למרות שאנחנו משקיעים מאמצים בבניית תוכנית מבוססת ומקיפה, אנחנו לא חוששים לשנות לפי המציאות בשטח. בסיום כל רבעון אנחנו בוחנים את התוצאות, משווים אותן ליעדים ולמטרות, מתייחסים למדדים שהוגדרו ומכאן מחליטים האם להמשיך על הדרך אותה מתווה התוכנית או לבצע התאמות.

פרספקטיבה רחבה שמאפשרת לנו להציע שירות טוב יותר

מריאנה סמופלוב, קניינית במחלקת שרשרת אספקה, לוקחת חלק פעיל בבניית התוכנית כבר ארבע שנים ברציפות. "אחד הדברים החשובים שקיבלתי מהשתתפות בתהליך בניית התוכנית השנתית הוא פרספקטיבה רחבה", היא מספרת. "לעיתים קרובות, מנקודת המבט שלנו אנחנו לא רואים את התמונה המלאה, לא כולנו במגע עם לקוחות ואנחנו לא יודעים כיצד הם תופסים את החברה ושירותיה. ההבנה הזאת, שמתקבלת כתוצאה מהשתתפות בהכנת התוכנית השנתית, מאפשרת לנו להבין מה חשוב יותר ללקוח, באילו נקודות כולנו צריכים להשתפר על מנת לתת מענה טוב ומדויק יותר בשנה הבאה".

מנוע לתהליכים חוצי ארגון

יתרון נוסף שיש לתוכנית השנתית הוא שיקוף של צרכים חוצי ארגון בצורה בהירה. אהרון וייס, מנהל ההנדסה בריאון, אמון על הטמעת תהליכים כאלו בארגון ומספר: "במהלך העבודה על התוכנית השנתית, הבנו כי המשאבים הפנימיים שלנו מוגבלים ועליהם מתחרות מחלקות שונות. לדוגמה, פרוייקטי מחקר ופיתוח, המהווים מנוע צמיחה, מתחרים על משאבי הייצור השוטף. כך היינו עדים לתחרות סמויה ביניהם כאשר כל מחלקה ראתה בעיקר את צרכיה שלה. כפתרון, הקמנו מערך חדש של ניהול פרויקטים המתעדף את הפעילויות השונות ומתאם אותן בין הגורמים השונים במפעל. התיעדוף שקוף לכל המעורבים ויכול להשתנות בגלל שינויים בדחיפות העבודה. פעילות זו מאפשרת מעכשיו ניהול זמן טוב יותר של המכונות ושל כוח האדם וסינרגיה טובה יותר בין הייצור השוטף ופרוייקטי הפיתוח".

מחברים את העובדים לעשייה ומשפרים אם האיכות

על מנת לבחון האם תהליך פנימי זה שבו אנחנו משקיעים משאבים רבים, אכן מביא אותנו לנקודת עבודה טובה יותר, הסתכלנו על מדדים פנימיים וחיצוניים בחברה. ראשית ראינו ששביעות רצון העובדים גדלה. גם החיבור שהם הרגישו לארגון הלך והתעצם. כתוצאה מכך אנו רואים עלייה במדדי האיכות וכפועל יוצא – בשביעות רצון הלקוח. שיפור זה נובע אך ורק מעובדים הרתומים למשימה. הציוד וחומר הגלם נשארו כשהיו אך המוטיבציה לתפקיד ולעבודה השתפרו והביאו לתוצאות בשטח.

ההתבוננות העצמית המתרחשת במסגרת הכנת התוכנית היא מתנה. נאחל לעצמנו עשר שנים נוספות של התפתחות וצמיחה.